Firmy nie bankrutują dlatego, że nie mają zysku na papierze, tylko dlatego, że kończy się im gotówka. Najczęstszy winowajca to chaotyczna obsługa faktur kosztowych: rozliczenia „po fakcie”, źle dobrane terminy, błędne opisy, brak weryfikacji usług podwykonawców. Poniżej konkretna mapa pułapek i procedur, które zamieniają księgową łamigłówkę w przewidywalny przepływ gotówki.
Błąd 1: koszty rozpoznawane wtedy, kiedy „wpadną do e-maila”
Koszty trzeba planować i agregować miesiąc do przodu, a nie wtedy, gdy kontrahent wyśle PDF. Ustal stały rytm: zamknięcie miesiąca operacyjnie do 3. dnia, komplet faktur kosztowych do 5., akceptacja do 7. i wysyłka do księgowości 8. dnia. Dzięki temu wiesz, ile gotówki wypłynie i czy musisz przesunąć część zakupów na kolejny okres.
Błąd 2: brak zderzenia kosztów z przychodami projektu
Każda faktura kosztowa musi mieć przypięty projekt/klienta. Inaczej nie widzisz marży zadaniowej i łatwo finansujesz cudze błędy z innych zleceń. Prosta zasada: bez ID projektu faktura nie trafia do płatności. To bolesne przez pierwszy miesiąc, ale później porządkuje cały system cen i decyzji zakupowych.
Błąd 3: terminy płatności niezsynchronizowane z terminami wpływów
Jeśli kupujesz pod klienta, negocjuj z dostawcą termin D+30/45 i wystawiaj klientowi zaliczkę albo fakturę częściową z terminem krótszym (np. D+7). Celem jest co najmniej zerowy cykl konwersji gotówki na danym projekcie. Zasada operacyjna: żadnych zakupów „na magazyn” bez akceptacji zarządczej i daty przychodu.
Błąd 4: drobnica bez progu akceptacji
Małe kwoty zabijają płynność w skali miesiąca. Wprowadź progi: do 300 zł – samodzielna decyzja lidera, 300–2000 zł – akceptacja menedżera, powyżej 2000 zł – akceptacja właściciela + krótkie uzasadnienie ROI. Każdy wydatek ma mieć kategorię (marketing, sprzęt, abonament), co po kwartale pozwala ciąć „tłuszcz”.
Błąd 5: brak walidacji merytorycznej usługi
Za „audyt”, „konsulting” czy „opiekę IT” płacisz dopiero, gdy jest deliverable: raport, protokół godzin, lista zadań i efektów. Na fakturze powinien być numer umowy/zamówienia i opis zakresu. Gdy kontrahent wysyła pozycję „usługi doradcze – 12 300 zł”, żądaj wykazu prac i potwierdzenia odbioru – inaczej rośnie ryzyko sporu z US oraz przepłacania.
Błąd 6: płacenie „z automatu” w dniu otrzymania
Płać w terminie, ale nie wcześniej. Automatyzacja przelewów ma działać na datę wymagalności, z buforem 24–48 h. Wyjątki (rabaty za przedpłatę, krytyczne dostawy) muszą być uzasadnione. To prosty sposób na darmowy „kredyt kupiecki” bez psucia relacji.
Błąd 7: brak statusu „spór/wyjaśnienia”
Każda faktura powinna mieć etykietę statusu: do akceptacji, zaakceptowana, spór, zapłacona. Pozycje w sporze widać w raporcie cashflow, ale nie trafiają do kolejki przelewów. Dzięki temu nie „przeleci” przypadkiem faktura z błędem NIP, złą stawką VAT albo inną ilością godzin niż w zestawieniu.
Błąd 8: subskrypcje „duchów”
Abonamenty SaaS, które ktoś kiedyś włączył, potrafią zjadać tysiące rocznie. Raz na kwartał rób przegląd subskrypcji: kto korzysta, ile aktywnych użytkowników, czy jest alternatywa, czy można przejść na plan roczny/tańszy. Wiele usług ma zniżki lojalnościowe lub non-profit/edu dla wybranych branż — zapytanie nic nie kosztuje.
Błąd 9: brak bufora podatkowego i mylenie „kosztu” z „gotówką”
VAT naliczony to nie zysk. W wielu firmach problemem nie są koszty, tylko podatek VAT/PIT/CIT płacony, gdy akurat czekasz na spóźnione wpływy. Wydziel oddzielne konto „podatki” i odkładaj na nie na bieżąco szacunkowy VAT i zaliczki. W praktyce to „samozabezpieczenie” przed karuzelą pożyczek.
Procedura, która porządkuje cashflow w 30 dni
Poniższy szkielet działa w małej i średniej firmie bez rozbudowanego ERP. To nie „papierologia”, tylko minimalny workflow, który zamienia chaos w harmonogram płatności i pilnuje marży na projektach.
- Jedno miejsce na faktury (adres e-mail + dysk): kontrahenci wysyłają na dedykowany mail, a PDF-y wpadają do folderu z datą i nazwą dostawcy.
- Akceptacja dwustopniowa: osoba merytoryczna potwierdza wykonanie (checkbox + komentarz), finanse sprawdzają formalnie (NIP, data, numer umowy, kwota, stawka VAT).
- Tagi projektu: każda faktura ma ID projektu/klienta; bez tego – wraca do wystawcy.
- Terminy i kalendarz: arkusz lub proste narzędzie z kolumnami: termin, dostawca, kwota brutto, projekt, status, priorytet, opis. Widok tygodniowy i miesięczny to „tablica rozdzielcza” płatności.
- Sync z przychodami: duże zakupy tylko z zaliczką od klienta albo fakturą częściową z krótszym terminem. Różnicę pokrywa limit w rachunku wyłącznie do wysokości podpisanych umów.
- Subskrypcje: kwartalne przeglądy + polityka „ownerów” za każdą usługę (kto odpowiada za zasadność kosztu).
- Bufor podatkowy: stałe przelewy „do skarbonki” po każdym tygodniu rozliczeń.
Jak negocjować z dostawcami, żeby nie palić mostów
Zamiast prosić o „niższą cenę”, poproś o warunki, które poprawią płynność: dłuższy termin przy stałej współpracy, rabat za płatność w 7 dni, taryfę roczną z rozbiciem na miesięczne raty. Dla dostawców przewidywalność bywa równie wartościowa co cena – pokaż plan zakupów na kwartał i poproś o dopasowanie warunków.
Ryzyka podatkowe i formalne, które wracają jak bumerang
Uważaj na opisy typu „usługi marketingowe” bez wskazania zakresu; w razie kontroli trudniej bronić prawa do kosztu. W transakcjach z podwykonawcami pilnuj potwierdzeń odbioru i protokołów – brak papieru bywa podstawą do kwestionowania kosztu. Sprawdzaj białą listę podatników przed większymi przelewami i trzymaj dowód weryfikacji.
Prosta analityka: co mierzyć co tydzień
Trzy wskaźniki wystarczą, by wcześnie widzieć problemy: (1) saldo gotówki dziś + prognoza na 14 dni, (2) DSO/ DPO (średnie dni oczekiwania na należności i płatności), (3) marża projektowa (przychód – koszty bezpośrednie) w ujęciu tygodniowym. Jeśli DSO rośnie szybciej niż DPO, to sygnał, że finansujesz klientów własną gotówką.
Plan awaryjny: gdy brakuje gotówki „na jutro”
Zatrzymaj wszystko, co niekrytyczne (zakupy, marketing typu awareness), renegocjuj płatności z dostawcami, wystaw faktury częściowe klientom i ściągnij zaległe należności telefonem (nie e-mailem). Sięgaj po finansowanie zewnętrzne dopiero po sprawdzeniu, czy nie masz „zamrożonych” środków w magazynie lub w zbyt długich warunkach dla klientów.
Wniosek: kontrola kosztów to nawyk, nie akcyjny „audyt”
Płynność rośnie, gdy faktury kosztowe mają jasną ścieżkę akceptacji, są spięte z projektami i terminami wpływów, a subskrypcje i „drobne” wydatki mają właściciela. Wprowadź progi, statusy i kalendarz płatności, a po jednym cyklu rozliczeniowym zobaczysz, że gotówka przestaje znikać „gdzieś po drodze”. Zysk księgowy to jedno; to, czy dziś zapłacisz pensje i dostawców – to wynik Twojego procesu obsługi kosztów.
