Przychód firmy nie jest wynagrodzeniem właściciela
Kwota otrzymana od klienta najpierw pokrywa wydatki związane z wykonaniem usługi i utrzymaniem działalności. Dopiero to, co pozostaje po uwzględnieniu kosztów, podatków i składek, może zostać potraktowane jako wynagrodzenie właściciela.
Jeżeli firma wystawia w miesiącu faktury na 15 000 zł, nie oznacza to, że właściciel zarobił 15 000 zł. Z tej kwoty trzeba opłacić między innymi paliwo, materiały, telefon, księgowość, narzędzia, ubezpieczenie, składki i podatek. W niektórych branżach znaczną część przychodu pochłaniają również zakupy wykonywane bezpośrednio do konkretnego zlecenia.
Dlatego pierwszym krokiem nie jest ustalenie oczekiwanej ceny godziny, lecz policzenie miesięcznej kwoty, którą firma musi wygenerować, aby nie dokładać do działalności.
Koszty stałe trzeba liczyć również w słabszych miesiącach
Koszty stałe występują niezależnie od liczby zleceń. Firma płaci je także wtedy, gdy klient odwoła realizację, sezon jest słabszy albo właściciel przez kilka dni nie pracuje.
Do tej grupy należą najczęściej składki ZUS, księgowość, telefon, internet, oprogramowanie, leasing, ubezpieczenia, wynajem lokalu, abonamenty oraz stałe koszty utrzymania samochodu. W zależności od branży dochodzą także opłaty za magazyn, domenę internetową, reklamę, system rezerwacji albo narzędzia używane w codziennej pracy.
Warto zebrać wszystkie takie wydatki z kilku ostatnich miesięcy. Pojedynczy rachunek może nie pokazywać rzeczywistej skali, zwłaszcza gdy część kosztów jest płacona raz na kwartał lub raz w roku. Roczną opłatę najlepiej podzielić przez dwanaście i włączyć do miesięcznej kalkulacji.
Koszty zmienne zależą od liczby zleceń
Druga grupa to wydatki powstające przy realizacji konkretnych usług. Może to być paliwo, materiały, opakowania, prowizje, noclegi, podwykonawcy, zużycie narzędzi lub opłaty za przesyłki.
Nie wszystkie koszty zmienne da się przypisać dokładnie do jednej godziny pracy. Paliwo zależy od długości trasy, a zużycie sprzętu od rodzaju wykonywanej usługi. Dlatego przy wycenie warto posługiwać się średnią z wcześniejszych zleceń albo doliczać te wydatki oddzielnie do konkretnej realizacji.
Największym błędem jest pomijanie drobnych kosztów dlatego, że pojedynczo wydają się niewielkie. Kilka parkingów, zakup dodatkowych elementów, płatne przejazdy i prowizje za płatności mogą w skali miesiąca tworzyć znaczącą kwotę.
Wynagrodzenie właściciela powinno być osobną pozycją
Właściciel małej firmy często traktuje swoje wynagrodzenie jako to, co zostanie po opłaceniu rachunków. To utrudnia ocenę, czy działalność jest rentowna. Firma może formalnie pokrywać wszystkie koszty, ale jednocześnie nie zapewniać właścicielowi wystarczającego dochodu.
Lepszym rozwiązaniem jest wpisanie oczekiwanego wynagrodzenia do kalkulacji tak samo jak pozostałych wydatków. Może to być kwota, którą właściciel chce realnie otrzymać po opłaceniu zobowiązań, a nie wartość przychodu firmy.
Jeżeli działalność ma finansować również urlop, chorobę, rozwój sprzętu i okresy bez zleceń, trzeba uwzględnić także rezerwę. Bez niej jeden słabszy miesiąc może całkowicie zaburzyć płynność.
Dlaczego nie można dzielić kosztów przez 160 godzin?
Pełny miesiąc pracy bywa upraszczany do około 160 godzin. W firmie usługowej tylko część tego czasu można jednak sprzedać klientom.
Właściciel poświęca godziny na przygotowanie ofert, odbieranie telefonów, dojazdy, zakupy, wystawianie dokumentów, reklamacje, poprawki i porządkowanie stanowiska pracy. Czasami kilka godzin zajmuje samo oczekiwanie pomiędzy zleceniami.
Jeżeli firma pracuje przez 160 godzin, ale klientom fakturuje tylko 90, stawka musi pokrywać cały koszt miesiąca właśnie w tych 90 godzinach. Dzielenie wydatków przez pełny czas pracy sztucznie obniża wynik i prowadzi do zaniżania cen.
Jak policzyć liczbę godzin sprzedawalnych?
Najlepiej oprzeć się na rzeczywistych danych. Przez kilka tygodni warto zapisywać nie tylko czas wykonania usługi, ale również przygotowanie, dojazd, zakup materiałów i obsługę po zakończeniu zlecenia.
Przykładowo właściciel może pracować średnio osiem godzin dziennie, ale bezpośrednia realizacja usług zajmuje mu pięć godzin. Pozostały czas przeznacza na zadania, których nie wpisuje klientowi na fakturze. Przy dwudziestu dniach roboczych oznacza to około 100 godzin możliwych do sprzedaży, a nie 160.
Do kalkulacji lepiej przyjąć ostrożniejszą wartość niż maksymalny wynik z najlepszego miesiąca. W przeciwnym razie każda choroba, odwołane zlecenie albo wolniejszy tydzień sprawi, że zaplanowany przychód nie zostanie osiągnięty.
Podstawowy wzór na minimalną stawkę godzinową
Najprostszy sposób polega na zsumowaniu wszystkich miesięcznych potrzeb firmy, a następnie podzieleniu ich przez realną liczbę godzin sprzedawalnych.
Do miesięcznej kwoty należy włączyć koszty stałe, średnie koszty zmienne, oczekiwane wynagrodzenie właściciela, podatki oraz rezerwę na urlop, poprawki i słabsze okresy.
Jeżeli łączna kwota potrzebna firmie wynosi 14 000 zł miesięcznie, a możliwe do sprzedania jest 100 godzin, minimalna stawka wynosi 140 zł za godzinę. Jest to jednak wartość graniczna, a nie automatycznie cena dla klienta.
Stawka sprzedażowa powinna być wyższa, ponieważ nie każde zlecenie przebiega zgodnie z planem. Trzeba uwzględnić ryzyko opóźnień, dodatkowych rozmów, drobnych poprawek i czasu poświęconego klientom, którzy ostatecznie nie składają zamówienia.
Przykładowa kalkulacja małej firmy usługowej
Załóżmy, że miesięczne koszty stałe wynoszą 4 000 zł. Średnie koszty paliwa, narzędzi i drobnych materiałów to kolejne 2 000 zł. Właściciel chce otrzymywać 6 000 zł wynagrodzenia, a 1 000 zł przeznaczać na rezerwę i odtworzenie sprzętu.
Łączna kwota wynosi wtedy 13 000 zł. Przy 100 godzinach sprzedawalnych minimalna stawka to 130 zł. Jeżeli firma realnie fakturuje tylko 80 godzin, stawka rośnie do 162,50 zł.
Ten przykład pokazuje, dlaczego dwie podobne firmy mogą mieć różne ceny. Jedna wykonuje zlecenia blisko siedziby i sprzedaje 120 godzin miesięcznie. Druga spędza dużo czasu w trasie i jest w stanie rozliczyć tylko 80 godzin. Sam zakres usługi może wyglądać podobnie, ale ekonomika działalności jest inna.
Dojazd również kosztuje, nawet jeśli klient go nie widzi
Dojazd pochłania paliwo, czas pracownika i zużycie samochodu. Jeżeli właściciel jedzie godzinę do klienta, wykonuje usługę przez dwie godziny i wraca kolejną godzinę, całe zlecenie zajmuje cztery godziny.
Rozliczenie wyłącznie dwóch godzin pracy oznacza, że pozostały czas musi zostać pokryty z marży albo z innych zleceń. W praktyce prowadzi to do obniżenia rzeczywistej stawki o połowę.
Dojazd można wliczyć do ceny usługi, rozliczać według kilometra albo stosować minimalną wartość zlecenia poza określonym obszarem. Ważne, aby koszt nie znikał z kalkulacji tylko dlatego, że nie jest osobną pozycją na fakturze.
Poprawki i reklamacje muszą mieć swoje miejsce w cenie
Nawet dobrze prowadzona firma poświęca część czasu na poprawki. Nie zawsze wynikają one z błędu wykonawcy. Klient może zmienić zakres, miejsce montażu okazuje się trudniejsze niż na zdjęciach albo materiał zachowuje się inaczej niż zakładano.
Jeżeli firma nie uwzględnia takiego ryzyka, każda dodatkowa godzina obniża rentowność zlecenia. Nie oznacza to, że do każdej ceny trzeba doliczać bardzo wysoki zapas. Wystarczy oprzeć się na danych z wcześniejszych realizacji i sprawdzić, ile czasu średnio zajmują nieplanowane prace.
Przy usługach o nieprzewidywalnym zakresie bezpieczniejsza może być wycena godzinowa z jasno określonym zakresem. Przy zadaniach powtarzalnych lepiej sprawdza się cena za całość, pod warunkiem że została zbudowana na podstawie rzeczywistej liczby godzin.
Stawka minimalna nie jest tym samym co cena dla klienta
Minimalna stawka mówi, poniżej jakiego poziomu firma zaczyna dopłacać do pracy. Nie uwzględnia jeszcze pełnej wartości usługi, odpowiedzialności, doświadczenia, specjalistycznego sprzętu ani pilności zlecenia.
Dwie prace trwające po trzy godziny mogą mieć zupełnie inną cenę. Jedna wymaga prostych narzędzi i niewielkiego ryzyka, druga wiedzy specjalistycznej, drogiego sprzętu i odpowiedzialności za element o dużej wartości.
Dlatego kalkulacja godzinowa powinna być punktem wyjścia. W artykule wyjaśniającym, jak wyceniać projekty usługowe, wartość minimalna jest tylko jednym z elementów całej ceny.
Najczęstszy błąd: kopiowanie stawki konkurencji
Cena konkurenta może być przydatnym punktem odniesienia, ale nie pokazuje jego kosztów, sposobu rozliczania ani rentowności. Firma może mieć własny lokal, tańszy samochód, większą liczbę zleceń albo zupełnie inną strukturę podatkową.
Może też świadomie pracować za zbyt niską stawkę. To, że dana cena występuje na rynku, nie oznacza, że jest opłacalna.
Najpierw trzeba znać własną granicę rentowności, a dopiero później porównywać ją z rynkiem. Jeżeli wyliczona minimalna cena jest znacznie wyższa niż stawki konkurencji, warto sprawdzić nie tylko kalkulację, lecz także organizację pracy, długość dojazdów i liczbę godzin możliwych do sprzedaży.
Podatki trzeba liczyć zgodnie z formą działalności
Sposób uwzględnienia podatku zależy od formy opodatkowania. Przy ryczałcie podatek jest związany z przychodem, a koszty nie zmniejszają podstawy opodatkowania. Przy skali podatkowej lub podatku liniowym znaczenie ma dochód, czyli różnica między przychodem i kosztami.
Nie należy więc kopiować prostego procentu z kalkulatora bez sprawdzenia własnej sytuacji. Warto uwzględnić również VAT, jeżeli firma jest podatnikiem. Kwota brutto otrzymana od klienta nie jest wtedy w całości przychodem możliwym do wykorzystania przez przedsiębiorcę.
Przy bardziej złożonej działalności dobrze skonsultować kalkulację z księgowym. Wzór na stawkę pozostaje prosty, ale dane wejściowe muszą odpowiadać rzeczywistemu sposobowi rozliczania firmy.
Urlop i choroba nie mogą być finansowane przypadkiem
Przedsiębiorca nie otrzymuje automatycznie pełnego wynagrodzenia za czas, w którym nie wykonuje usług. Jeżeli chce mieć w roku kilka tygodni wolnego, powinien zarobić na ten okres w miesiącach pracy.
Można to uwzględnić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zmniejszeniu rocznej liczby godzin sprzedawalnych o urlop, święta i przewidywaną nieobecność. Drugi to doliczenie osobnej rezerwy do miesięcznych kosztów.
Pomijanie tego elementu powoduje, że firma wygląda na rentowną tylko pod warunkiem pracy przez cały rok bez przerwy. Taki model jest trudny do utrzymania i nie uwzględnia zwykłych zdarzeń losowych.
Koszt narzędzia nie kończy się w dniu zakupu
Sprzęt zużywa się, wymaga serwisu i po kilku latach trzeba go wymienić. Jeżeli firma kupiła narzędzie za 12 000 zł i zamierza używać go przez cztery lata, powinna stopniowo odkładać środki na kolejne urządzenie.
Brak takiej rezerwy sprawia, że działalność przez kilka lat wygląda na dochodową, a później nagle pojawia się duży wydatek, którego nie da się pokryć z bieżących zleceń.
Warto uwzględniać także elementy eksploatacyjne, naprawy i okresowe przeglądy. Są to rzeczywiste koszty prowadzenia małej firmy, nawet jeśli nie pojawiają się na każdej fakturze.
Kiedy przeliczyć stawkę ponownie?
Kalkulacji nie powinno się wykonywać tylko raz przy zakładaniu firmy. Koszty paliwa, składek, materiałów i usług zewnętrznych zmieniają się. Z czasem rośnie też doświadczenie właściciela, a realizacja niektórych zadań zajmuje mniej godzin.
Dobrą praktyką jest kontrola stawki co kilka miesięcy oraz po każdej większej zmianie, takiej jak zakup samochodu, zatrudnienie pracownika, wynajem lokalu lub wejście na VAT.
Warto również porównywać kalkulację z rzeczywistymi wynikami. Jeżeli firma według wyliczeń powinna osiągać określony dochód, ale pieniądze regularnie się nie zgadzają, przyczyną może być zbyt mała liczba godzin sprzedawalnych, pominięte koszty albo zbyt częste wykonywanie dodatkowych prac bez dopłaty.
Co naprawdę pokazuje dobrze policzona stawka?
Minimalna stawka godzinowa nie odpowiada na pytanie, ile klient zechce zapłacić. Pokazuje natomiast, poniżej jakiej ceny firma nie jest w stanie bezpiecznie działać.
Rzetelna kalkulacja uwzględnia wszystkie koszty, wynagrodzenie właściciela oraz rzeczywistą liczbę godzin możliwych do sprzedaży. Dzięki temu obniżenie ceny staje się świadomą decyzją, a nie skutkiem przypadkowej wyceny.
Najważniejsze jest oddzielenie czasu pracy od czasu fakturowanego. Firma może być zajęta przez cały miesiąc, a mimo to sprzedawać zbyt mało godzin. Dopiero po poznaniu tej różnicy można ocenić, czy problemem jest zbyt niska stawka, zła organizacja pracy czy nieopłacalny rodzaj zleceń.
FAQ
Czy do stawki godzinowej trzeba doliczać ZUS?
Tak. Składki są kosztem działalności i muszą zostać pokryte z przychodu osiąganego podczas godzin sprzedawanych klientom.
Ile godzin miesięcznie można realnie sprzedać?
Zależy to od branży i organizacji pracy. W jednoosobowej firmie zwykle jest ich znacznie mniej niż pełne 160 godzin, ponieważ część czasu zajmują dojazdy, oferty, zakupy i administracja.
Czy koszt materiałów powinien być wliczony w stawkę?
Można uwzględnić go w stawce albo rozliczać osobno. Przy drogich lub bardzo różnych materiałach bezpieczniejsze jest wykazywanie ich oddzielnie.
Czy minimalna stawka może być niższa od ceny konkurencji?
Może, jeśli firma ma niższe koszty lub lepszą organizację pracy. Nie należy jednak automatycznie obniżać ceny tylko dlatego, że ktoś na rynku oferuje usługę taniej.
Jak uwzględnić urlop w stawce?
Można zmniejszyć roczną liczbę godzin sprzedawalnych o dni wolne albo doliczyć do miesięcznych kosztów rezerwę finansującą okres bez wykonywania usług.
